Das Verhalten ist leider ein bekanntes und erklärbares Szenario im Zusammenspiel von Microsoft Teams und Outlook. Denn Microsoft Teams greift beim Planen von Besprechungen standardmäßig nur auf das Azure Active Directory (AAD) des Microsoft 365 Tenants zu. Dies bedeutet:
- Es werden nur interne Benutzer und Gäste, welche im AAD als Benutzer oder Gäste angelegt wurden, vorgeschlagen.
- Outlook-Kontakte (also Kontakte aus dem lokalen Outlook-Adressbuch oder aus dem persönlichen Kontakte-Ordner in Exchange Online) werden nicht in die Teams-Kontaktsuche integriert – auch wenn sie unter „Kontakte“ in Teams angezeigt werden (diese kommen aus Outlook).
Lösungen und Workarounds
Externe E-Mail-Adressen manuell eintippen
Sie können beim Erstellen einer Besprechung in Teams die E-Mail-Adresse eines externen Kontakts manuell eingeben. Sobald Sie die "ENTER-Taste" auf Ihrer Tastatur drücken oder die Adresse auswählen, wird die Person als Teilnehmer hinzugefügt – auch wenn sie nicht vorgeschlagen wurde.
Besprechungen über Outlook planen
Wenn externe Kontakte bereits im Outlook-Adressbuch gespeichert sind, funktioniert die Suche problemlos bei der Planung von Besprechungen über Outlook (Desktop-App oder Outlook on the Web).
Anleitung: Outlook Desktop App
Um in der Outlook Desktop App eine Besprechung zu planen, rufen Sie den Kalender auf, indem Sie das Kalender-Symbol auf der linken Seite anklicken.
Daraufhin klicken Sie in der Registerkarte "Start" auf den Menüpunkt "Neue Besprechung".
In dem sich öffnenden Fenster können Sie nun unter "Erforderlich" oder "Optional" interne sowie externe Kontakte suchen und hinzufügen.
Anleitung: Outlook on the Web
Um in Outlook on the Web eine Besprechung zu planen, rufen Sie den Kalender auf, indem Sie das Kalender-Symbol auf der linken Seite anklicken.
Danach klicken Sie in der Registerkarte "Startseite" auf "Neues Ereignis".
Im nächsten Fenster aktivieren Sie die Checkbox "Teams-Besprechung" und fügen unter "Teilnehmer einladen" die internen und/oder externen Kontakte hinzu.
Gäste im Tenant hinzufügen
Wenn Sie regelmäßig mit bestimmten externen Kontakten arbeiten, kann es sich lohnen, diese als Gastbenutzer im Microsoft 365 Tenant zu hinterlegen. Diese Gäste erscheinen dann auch bei der Vorschlagsliste in Teams. Sie können so einfacher zu Besprechungen eingeladen werden oder an Teams-Kanälen teilnehmen.
Sollten Sie dies wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung oder an den Support der Interix GmbH.