Öffnen Sie Outlook und klicken Sie links oben auf "Datei":
Klicken Sie auf "Kontoeinstellungen" und im Menü auf "Zugriffsrechte für Stellvertretung":
- Im sich öffnenden Fenster finden Sie eine Liste aller aktuell benannte Stellvertretung.
- Mit "Hinzufügen" können Sie eine neue Person als Stellvertretung benennen.
- Mit "Entfernen" wird die aktuell in der Liste ausgewählte Person als Stellvertretung gelöscht.
- Mit "Berechtigungen" können Sie für den aktuell in der Liste ausgewählte Stellvertretung weitere Einstellungen vornehmen.
Wichtig: Unten im Fenster sehen Sie die Möglichkeit festzulegen, wie mit Terminanfragen umgegangen wird: Ob Ihre Stellvertretung die Terminanfragen alleine oder in Kopie erhält. Treffen Sie hier unbedingt eine sinnvolle Entscheidung!
- "Nur meine Stellvertretung aber eine Kopie…" bedeutet, dass Sie ebenfalls über Terminanfragen und Terminantworten informiert werden, allerdings dann nicht Organisator sind (z.B. in Teams).
- Mit "Nur meine Stellvertretung" erhalten Sie keine Terminanfragen/-antworten mehr!
- Mit "Meine Stellvertretung und mich" ändert sich faktisch nichts, außer, dass Ihre Stellvertretung Terminanfragen und Terminzusagen / -absagen in Kopie erhält. Diese Option ist bei kürzeren Abwesenheiten empfehlenswert!
Neuen Stellvertreter hinzufügen
Klicken Sie auf "Hinzufügen" und wählen Sie aus dem sich öffnenden Unternehmensverzeichnis eine Person aus. Klicken Sie doppelt auf die Person, damit diese in das Feld "Hinzufügen" unten eingetragen wird. Klicken Sie zum Speichern auf "OK".
Berechtigung festlegen
Wenn Sie eine neue Person als Stellvertreter hinzufügen, oder wenn Sie diese in der Liste auswählen und auf "Berechtigungen" klicken, erscheint folgendes Fenster:
- Darf der Stellvertreter auf den Kalender zugreifen, und wenn ja, nur lesend oder auch schreibend? (Punkt 1)
- Werden Besprechungsanfragen an den Stellvertreter direkt weitergeleitet? (Punkt 2)
- Bei Aufgaben, Posteingang, Kontakten und Notizen gibt es folgende Optionen:
Keine = Kein Zugriff
Prüfer = nur lesender Zugriff
Autor = lesender und schreibender Zugriff
Bearbeiter = volle Zugriffsrechte
- Außerdem kann mit der Option "Stellvertretung kann private Elemente sehen" aktiviert werden, dass zum Beispiel auch private Kalendereinträge der Stellvertretung angezeigt werden.
Speichern Sie alle Änderungen mit „OK“.
Möchten Sie, dass in Ihrer Abwesenheit auch neue eingehende E-Mails an Ihre Stellvertretung weitergeleitet werden? Dann müssen Sie eine entsprechende Weiterleitung einrichten. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.